Corona-Krise und NOTAX: Zusammenarbeit, Besuch etc.

zuletzt aktualisiert: 13.04.2021

Corona - Sicherheit geht in der NOTAX vor

Auch wenn die Sehnsucht nach Normalität groß ist, der Schutz vor Ansteckung hat Priorität.

In der NOTAX gelten jetzt folgende Regelungen:

Seit Ende März führen alle NOTAXianer, die sich im Homeoffice befinden, montags und donnerstags einen Schnelltest durch. NOTAXianer im Homeoffice, die gelegentlich in der NOTAX sind (z. B. zum Austausch von Unterlagen), führen immer zuvor einen Test durch.
Wir haben das Team geteilt - eine Hälfte der NOTAXianer arbeitet in der NOTAX, die andere im Home-Office, so dass jeder Mitarbeiter in der NOTAX ein eigenes Zimmer hat. Das führt zwar teilweise zu Mehraufwand, z. B. weil Unterlagen weitergeleitet werden müssen. Im Großen und Ganzen funktioniert es jedoch reibungslos, da bis auf wenige Ausnahmen alle Buchhaltungen digital verarbeitet werden. Die NOTAXianer im Homeoffice können sich ausnahmslos auf den NOTAX-Server einloggen und haben Zugriff auf alle relevanten Programme und Daten.
Jede Stunde klingelt im Empfangsbereich ein Wecker und die NOTAX wird komplett durchgelüftet.
Alle Mitarbeiter in der NOTAX bekommen FFP2-Masken gestellt.
Unsere Sanitärbereiche sind die Achillesferse hinsichtlich des CRN-Schutzes. Die Ansteckungsgefahr ist hier am größten, weil sich im Verlauf des Tages unterschiedliche Personen dort aufhalten. Um das Risiko zu reduzieren, tragen alle NOTAXianer in den Toiletten FFP2-Masken. Zudem bleiben die Türen offen, damit es zu einem Luftaustausch kommt.
Unsere Raucher frönen ihrem Laster nur noch maximal zu zweit auf dem Balkon (einer rechts, eine links).
Das gemeinschaftliche Mittagessen ist (leider) Geschichte. Die Mitarbeiter essen in der Regel am Platz. In der Küche dürfen maximal zwei Personen - diagonal mit größtmöglichem Abstand - sitzen. Das Fenster ist dabei zu öffnen.
Unsere wöchentlichen Fortbildungsrunden finden per Video-Konferenz statt, so dass sich alle NOTAXianer über laufende Entwicklungen - sowohl kanzlei-intern als auch in fachlicher Hinsicht - auf aktuellem Stand befinden.
Auch die Mandantengespräche finden fast ausschließlich per Teams statt. Die einzige Ausnahme stellen Erstgespräche dar, um einander kennenzulernen. Für diese empfehlen wir warme Kleidung - das Fenster ist während der Sitzung offen und natürlich werden Masken getragen.
Anfahrt zur NOTAX: 3 Mitarbeiter fahren mit dem Auto und 2 außerhalb der Stoßzeiten. Ein Mitarbeiter nutzt die - gering frequentierte - S-Bahn und anschließend den - hoch frequentierten - Bus. Ihm wurde ein gebrauchtes Fahrrad gekauft, so dass die Busfahrten entfallen.
Morgens ist der "erste Gang" der zum Händewaschen. Jeder Mitarbeiter hat ein eigenes Handtuch.
Türklinken etc. werden regelmäßig desinfiziert.
Die Reinigung erfolgt ausschließlich an den Wochenenden.

Wir alle wünschen uns, dass die Zahlen zurückgehen und wir wieder "Face to Face" gemeinsam am Tisch sitzen können. Damit das möglichst bald wieder möglich ist, müssen wir jetzt konsequent sein - auch wenn es schwer fällt.

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zuletzt aktualisiert: 20.05.2020

Erste Lockerungen in der NOTAX

Im Zuge der allgemeinen Lockerungen sind auch wir den ersten Schritt zur Normalität gegangen. Alle NOTAXianer sind jetzt wieder normal in der NOTAX anwesend.

Wir reduzieren das Ansteckungsrisiko weiterhin insbesondere durch folgende Maßnahmen:

Bilanzbesprechungen und Beratungsgespräche nach Möglichkeit über Telefon/Skype
Wahrung des Abstands bei den wenigen persönlichen Besprechungen, z. B. Kennenlerngespräche mit Neumandanten
Tägliches Desinfizieren der Türklinken etc.
Erste "Amtshandlung" für jeden NOTAXianer nach Betreten der NOTAX: Hände waschen (mit eigenem Handtuch)

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zuletzt aktualisiert: 14.04.2020

NOTAX-Dienstleistungen in Corona-Zeiten
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Trotz vieler Erleichterungen seitens der Finanzämter müssen Betriebe auch weiterhin ihren steuerlichen Verpflichtungen nachkommen, z. B. Umsatzsteuervoranmeldungen übermitteln. Darüber hinaus stehen zusätzliche Aufgaben an, z. B.:

Anträge auf Kurzarbeitergeld
Anträge auf Herabsetzung/Stundung von Steuerzahlungen und Steuervorauszahlungen
Beantragung von Soforthilfen ("Corona-Zuschüssen")
Beantragung von Finanzierungshilfen der KfW etc.
Anträge auf Tilgungsaussetzung bei der Hausbank

Wir halten für Sie den Kanzleibetrieb aufrecht!!!
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‍Selbstverständlich bemühen wir uns, allen (zusätzlichen) Anforderungen gerecht zu werden, auch wenn uns das zeitweise an das persönliche Limit führt. Bisher funktioniert das sehr gut.

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Wie funktioniert die Arbeit in der NOTAX und der Schutz vor Infizierung?

Wir haben das Team geteilt - eine Hälfte der NOTAXianer arbeitet in der NOTAX, die andere im Home-Office.
Wir haben dabei darauf geachtet, dass die Kompetenzen nach Möglichkeit entsprechend verteilt werden. Beispielsweise befindet sich einer unseren beiden Fachassistenten für Lohn und Gehalt im Home-Office und einer ist in der NOTAX anwesend. Sollte tatsächlich ein Corona-Fall in der NOTAX auftreten, geht das derzeitige "Kanzlei-Team" im Home-Office in Quarantäne und das derzeit im Home-Office tätige Team in die NOTAX. Damit ist die fristgerechte Erledigung aller Arbeiten gewährleistet.
Jeden Mittag findet eine Skype-Konferenz mit allen Mitarbeitern statt, so dass sich alle NOTAXianer über laufende Entwicklungen - sowohl kanzlei-intern als auch in fachlicher Hinsicht - auf aktuellem Stand befinden.
Alle NOTAXianer im Homeoffice können sich auf dem NOTAX-Server einloggen und haben Zugriff auf alle relevanten Programme und Daten.
Die Anfahrt zur NOTAX erfolgt zur Reduzierung der Ansteckungsgefahr unter Ausschluss öffentlicher Verkehrsmittel, indem Fahrgemeinschaften gebildet werden.
Morgens ist der "erste Gang" der zum Händewaschen. Jeder Mitarbeiter hat ein eigenes Handtuch.
Türklinken etc. werden täglich desinfiziert.

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Öffnungszeiten - Abgabe von Unterlagen - Erreichbarkeit im Home-Office

Die Öffnungszeiten sind unverändert von 8:00 Uhr bis 18:00 Uhr. In der Regel ist die Kanzlei bis mindestens 19:30 Uhr besetzt. Bitte rufen Sie vorher an, dann haben Sie Gewissheit.
Wir nehmen Ihre Unterlagen gern entgegen.
Sofern sich Ihr Sachbearbeiter im Home-Office befindet, schreiben Sie ihm gern eine Mail. Er wird Sie bei Bedarf zurückrufen.

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Können persönliche Beratungsgespräche geführt werden?

Grundsätzlich bemühen wir uns, die Beratungsgespräche auf anderem Wege, z. B. telefonisch, zu führen.
In Ausnahmefällen führen wir weiterhin persönliche Beratungsgespräche durch, z. B. bei besonders dringenden oder komplexen Angelegenheiten.
Die persönlichen Beratungsgespräche werden unter Wahrung der allgemeinen Verhaltensempfehlungen durchgeführt, also z. B. Verzicht auf Handschlag und 2-Meter-Abstand. Das freundliche Lächeln ist Gott sei Dank auch in Corona-Zeiten weiterhin gestattet.

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Kann ich trotz Corona-Krise zur NOTAX wechseln?

Ein Steuerberater-Wechsel ist trotz Corona-Krise weiterhin unkompliziert möglich.
Bitte rufen Sie zunächst StB Hajo Müller unter 040 4000 11 an. Wir besprechen dann gemeinsam die Rahmendaten, um ggf. ein "vereinfachtes" Verfahren für den Wechsel durchzuführen (Vollmachten per Mail etc.)
Erstgespräche mit betrieblichen Neumandanten führen wir weiterhin persönlich durch, da das Erstgespräch die Grundlage für die zukünftige Zusammenarbeit bildet und Ihre Umsatzsteuervoranmeldungen, Gehaltsabrechnungen etc. fristgerecht erledigt werden müssen.
Das persönliche Kennenlerngespräch in der NOTAX wird unter Wahrung der allgemeinen Verhaltensempfehlungen durchgeführt, also z. B. Verzicht auf Handschlag, 2-Meter-Abstand.

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Welche Angebote und Workflows hat die NOTAX für eine verstärkt digitale Zusammenarbeit?

Im Zuge der Corona-Krise wurde die Umstellung auf digitale Belegübergabe und -ablage weiter forciert. In der weit überwiegenden Anzahl der Fälle wird die Umstellung positiv aufgenommen.
Selbstverständlich ist auch weiterhin die Abgabe in Papierform möglich.